Resolviendo problemas “a huevo”.

Resolviendo problemas a huevoAunque la semana pasada llegamos al final de nuestra serie sobre los 14 principios de gestión de Toyota, nos resistimos a dejar el libro de Jeffrey K. Liker y sus enseñanzas sobre Toyota. Así que hoy trataremos un tema tan complicado como apasionado: ¿cómo resolver un problema?

Para que nadie nos acuse de “favoritismos” os proponemos tres opciones para que decidáis por vosotros mismos:

1.- Aplicar la metodología “a huevo”.

No tengo claro si hay un problema real o no, o sólo son ganas de revolver. En cualquier caso no me lo cuestiono y sigo adelante. No hablo con las personas implicadas (bueno, con algunas, pero excluyo a las que me van a dar una opinión honesta y/o diferente a mis propios prejuicios). Me invento el culpable (la causa raíz, como su propio nombre indica está demasiado escondida, y no estamos para perder el tiempo, así que es más rápido decidir que alguien tuvo la culpa y zanjar el tema) y apaño una solución que posiblemente no hará nada en el mejor de los casos o producirá un efecto rebote (del tipo dieta milagrosa) en un breve periodo de tiempo.

Ventajas de este método- Te permite inventarte el problema, el culpable y la solución, sobre todo cuanto más alto es tu cargo en la organización.

2.- Aplicar el DMAIC.

En varias ocasiones hemos hablado de Seis Sigma como “lo más de lo más” en mejora continua. Su potencial reside en una metodología muy rigurosa conocida como DMAIC. Aunque habitualmente se utiliza para problemas complejos y exige un profundo conocimiento de herramientas estadísticas para su utilización, podemos aplicar el ciclo DMAIC “versión poplean” para problemas más sencillos.

El ciclo DMAIC “versión poplean” consta de cinco pasos:

Definir exactamente cuál es el problema, su alcance y si está en nuestra mano resolverlo (si hay que ir se va, pero ir pa’ na…)

Medir la situación de partida y las posibles variables que pueden influir en el problema (¿ocurre 1 o 20 veces al día?, ¿por qué decimos que la culpa es de fulanito si en esa quincena estaba de vacaciones?)

Analizar los datos y el problema, objetivamente, sin juicios de valor, para llegar a la causa del problema.

Mejorar (Improve en inglés), proponer actuaciones que eliminen la causa del problema.

Controlar que las medidas tomadas realmente han solucionado el problema y se mantienen a lo largo del tiempo  .

Ventajas de este método- La mitad de las veces no superarás los dos primeros pasos (Definir-Medir) porque llegarás a la conclusión de que no hay problema real. Si efectivamente hay un problema y aplicas los pasos concienzudamente, seguro que lo solucionas.

3.- Aplicar el estilo Toyota.

Toyota plantea su propia metodología para resolver problemas en 7 pasos. Veamos cómo:

1.- Percepción inicial de problema. Partimos de una idea preconcebida; el problema es grande, ambiguo, complicado…

2.- Clarificar el problema. Exige ir al lugar donde se ha identificado el problema, hablar con las personas implicadas, es decir, “comprender la situación”. Esto dará forma al problema real que hay que solucionar.

3.- Localizar el área / punto de causa, donde se genera el problema. Muchas veces el punto donde se sufren las consecuencias de un problema no es el mismo punto en el cuál se ha generado dicho problema.

4.- Investigación de los cinco ¿por qué? sobre la causa raíz. El objetivo es localizar la causa que ha generado el problema, para ello nos preguntamos ¿por qué? tantas veces como sea necesario.

5.- Contramedida. Identificamos las soluciones a ejecutar una vez que ya conocemos la causa raíz del problema.

6.- Evaluación. Valoramos si la solución ha sido realmente efectiva.

7.- Estandarización. Si la solución es efectiva debe documentarse para que todas las personas afectadas conozcan la forma adecuada de proceder y pueda extenderse la mejora a otras áreas.

Ventajas de este método- Las mismas que el ciclo DMAIC. Nos gusta porque nos obliga a ir al “tajo” (gemba en japonés), es decir, al puesto de trabajo donde ha surgido el problema y porque nos obliga a estandarizar y sistematizar las mejoras para que no se pierdan a lo largo del tiempo.

Desde Osenseis recomendamos las dos últimas: el ciclo DMAIC, y la metodología de los 7 pasos de Toyota. Las técnicas “a huevo” las dejamos sólo para temas culinarios.

Consejo lean:

No hay problema que sobreviva al ciclo DMAIC: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar.

Dra. Ing. Isabel Muñoz Machín

Socio & Chief Executive Officer (CEO) de Osenseis.

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Lo que realmente quería.
Ni  tuerca, ni repuesto… sólo persona.