El #Recetario de Marta: Una realidad de las 5S

Es un hecho que en muchas organizaciones de distintos sectores las 5S del Toyota Production System (TPS) son más que conocidas. También es un hecho que en muchas organizaciones se han puesto en marcha con resultados variables y a veces descorazonadores. En la mayoría de los casos inicialmente han supuesto mejoras claras para la empresa que con el tiempo han vuelto sino a como estaban al principio, casi.

Hoy os hablaré de las 5S aunque os adelanto que como suele pasar en Lean el asunto va de sentido común puro y duro. Las 5S surgieron en Toyota como una herramienta facilitadora de la actividad diaria, mejorando el aspecto del lugar de trabajo para eliminar lo que no se necesita (waste) favoreciendo así el flujo y la productividad.  Aunque son muchas las preguntas que podemos hacernos con respecto a las 5S, vamos a intentar resolver los principales misterios.

Las 5S se denominan así porque hacen  referencia a 5 palabras japonesas que empiezan por la letra S:

  • Seiri =Clasificar
  • Seiton= Ordenar
  • Seiso= Limpiar
  • Seiketsu= Estandarizar
  • Shitsuke= Mantener los cambios en el tiempo

SEIRI

El concepto es tan simple como que en nuestro lugar de trabajo debemos contar únicamente con lo que necesitamos. Todo lo demás es desperdicio puro y duro y ha de eliminarse. Si hacemos el simple ejercicio de dar un repaso a ese espacio en el que pasamos horas a diario nos daremos cuenta de que el SEIRI es más que necesario.

Lo de hacer SEIRI es sencillo, no nos engañemos, lo que pasa es que al principio da pereza. Bastaría con coger un par de cajas. En la caja “A” colocaríamos  TODO aquello que aunque sí utilizamos a veces no lo hacemos a diario (posibles ejemplos: una grapadora, la tinta para la impresora…). En la caja “B” colocaríamos TODO aquello que está ahí pero que la práctica nos ha demostrado que no se utiliza nunca (posibles ejemplos: una calculadora, un humidificador ambiental…). La idea a la hora de hacer un buen SEIRI es deshacerse de la caja “B” (sin almacenarla en otro despacho, que nos conocemos!!) y trasladar el contenido de la caja “A” a un lugar predefinido donde sea sencillo identificar el contenido.

De este modo en nuestro lugar de trabajo nos rodearemos sólo del material que necesitamos para nuestro quehacer diario, y deberemos tenerlo bien a mano para evitar cortes e interrupciones en nuestro flujo de trabajo habitual. Los entendidos en el asunto consideran que para un buen SEIRI, debemos tener a menos de 1 minuto de reloj cada una de las cosas que necesitamos para realizar nuestra labor. Si nos cuesta más tiempo, el SEIRI no está bien hecho.

SEITON

Una vez ya hemos identificado que necesitamos y nos hemos desecho de lo que sobraba, hay que poner orden, principalmente para encontrar el material a mano y de forma rápida. Los expertos en 5S coinciden en que la mejor manera de ordenar es encontrar un lugar para cada cosa, y que cada cosa esté en su lugar. Para ayudar a tenerlo todo bien ubicado podemos tirar tanto de etiquetado como de múltiples sistemas de gestión visual por colores que nos harán la vida más fácil.

SEISO

En el SEISO incluimos todas aquellas actividades que implican mantener el espacio de trabajo limpio. Y aquí quiero aclarar que no se trata únicamente de no acumular polvo o de pasar la mopa hasta que veamos nuestra silueta reflejada en el suelo. Una de las mejores formas de que nuestro espacio esté limpio es no ensuciarlo nosotros mismos tirando papeles o acumulando waste en forma de basura. Este punto es totalmente  controlable y depende única y exclusivamente de nosotros. Si evitamos ensuciar, la tarea de la limpieza es infinitivamente más sencilla. Bastante evidente.

SEIKETSU

El SEIKETSU es algo bastante lógico y que debe acompañar siempre a las 3 S anteriores. Se trata de estandarizar lo que hemos conseguido hasta este momento, de forma que se convierta en algo tan rutinario que también forme parte de nuestras tareas habituales, sin más. Si me acostumbro por ejemplo a cada vez que recibo correo postal colocarlo en un recipiente específicamente etiquetado y colocado en un sitio muy concreto, será mucho más sencillo revisar ese correo cuando sea el momento. Si además lo coloco en ese lugar por norma, pasará a ser algo rutinario que me supondrá ninguno o muy poco esfuerzo, y eso será muchísimo mejor para mantener mi mesa libre de sobres y cartas que acumularlas y que el desorden me supere. ¡Se puede!

SHITSUKE

El SHITSUKE a mi entender es la más importante de las 5S. De hecho, el fracaso en esta S va a suponer un fracaso absoluto del resto, cosa que ocurre con frecuencia en muchas organizaciones. El SHITSUKE hace referencia a la disciplina que debe tener todo aquel que está relacionado con el espacio de trabajo en que estamos aplicando las 5S. Como siempre ocurre, de nada sirve que yo me esfuerce por mantener mi despacho impoluto si aparece el compañero de turno que de un plumazo viene a buscar algo, desordena lo que encuentra a su paso y lo deja todo lleno de papeles y/o desperdicio.

Explicada la esencia de las 5S permitidme que os ponga un ejemplo real de lo que suponen las 5S en mi día a mía en mi lugar de trabajo. Os daréis cuenta de que quizá no diste demasiado del vuestro, o quizá sí. En ese caso os doy mi más sincera enhorabuena: vais por el buen camino y podéis sentiros muy orgullosos.

En el despacho que suelo ocupar a diario en el Hospital para realizar mi actividad, rara vez las cosas están en su sitio. Cuando no ha desaparecido la grapadora falta el material viscoelástico que suelo usar para mis exploraciones rutinarias de fondo ojo. También es frecuente que la impresora se quede sin papel a media mañana y que obviamente no haya a mano folios para cargarla. Obviamente son sólo algunos ejemplos pero implican frecuentes interrupciones en mi actividad, tener que parar para ir a buscar personalmente lo que necesito para poder continuar, en definitiva: mucho waste evitable. Que cada despacho tenga su grapadora, folios en blanco de recambio y viscoelástico en lugares claramente identificados para recurrir a ellos siempre que se necesiten no supone un esfuerzo descomunal y nos facilitaría a TODOS nuestro quehacer diario ya que -por si había dudas- ese despacho al que hago referencia es compartido por otros profesionales a lo largo de la semana.

Cuando empieza la actividad, el servicio de limpieza ya ha realizado su tarea previamente por lo que en el despacho no hay ni polvo en las superficies de los materiales ni papeles o basura visible. Con el transcurso de las horas, sin embargo, a medida que van entrando visitas al despacho no es raro que vayan dejando peticiones de visitas, gasas usadas o trozos de papeles encima de mi mesa, con lo que además de mi labor tengo que recoger trozos de papeles varios si quiero que el espacio siga algo diáfano y mínimamente organizado. Junto a mi silla hay una papelera de gran tamaño claramente visible con una gran bolsa amarilla de plástico que la identifica. La realidad es que el sencillo gesto de colocar los papeles y basura en ella no es realizado por todo el mundo. Si en una jornada, por ejemplo, pongamos que realizo 30 visitas os podéis imaginar el aspecto de mi mesa a medida que se van acumulando papeles y basura si no fuera poniendo orden sobre la marcha. Obviamente, esto también me supone cortes e interrupciones hasta proseguir con la actividad.

Llegados a este punto, mi verdad acerca de las 5S es que a pesar de ser una herramienta fantástica sobre el papel, a la práctica es otro cantar. En la mayoría de organizaciones donde ha fracasado su aplicación, el motivo principal ha sido la falta de estandarización de los cambios implementados (SEIKETSU) y – sobretodo- por la falta de la disciplina del personal para hacer que esos cambios se mantengan en el tiempo (SHITSUKE). Sí, de nuevo más de lo mismo. Por ello, es esencial trabajar para lograr que toda la plantilla entienda la importancia de unos hábitos adecuados así como la trascendencia de no seguir ciertas directrices.

Una vez más, aunque el concepto de las 5S y su aplicación es de lo más simple la receta Lean para conseguir hacer que sea efectivo NO es sencilla. A pesar de ello, en una sociedad como la nuestra en la que tenemos por costumbre ciertas formas de proceder sumamente arraigadas, el quid de la cuestión pasa por volverse cansino e insistir hasta la saciedad. En esta ocasión y siendo prácticos diría que cuando el árbol se tuerza y le coloques un tensor para enderezarlo, no olvides echarle un ojo al tensor de vez en cuando para evitar que vuelva a torcerse. Aunque tener que hacer comprobaciones no es precisamente lo más Lean, hasta que no cambiemos de chip a nivel cultural es  la forma de conseguir que persistan los cambios.

Receta Lean: cuando el árbol se tuerza y le coloques un tensor para enderezarlo, no olvides echarle un ojo al tensor de vez en cuando para evitar que vuelva a torcerse.
Dra. Marta Jorge Vispo.

Médico Oftalmólogo – Especialista en metodología Lean.

Si te gustan nuestros contenidos, no olvides suscribirte a nuestro RSS Feed diario y/o a nuestra newsletter mensual.
El #Recetario de Marta: por el buen camino.

Nunca comentar en Osenseis fue tan fácil:

Loading Facebook Comments ...

Deja un Comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *