El #Recetario de Marta: DESPERDICIO PERPETUO, ¿TIENE SOLUCIÓN?

Si analizamos lo que ocurre en una empresa resulta que sólo alrededor de un 5% de las tareas que hacemos aportan valor. La primera vez que lo leí me reí, pero cuando fui consciente de la magnitud de la tragedia, quise llorar. Resulta que del resto de tareas un 30% no aportan valor pero las necesitamos (en salud un claro ejemplo sería la burocracia y papeleos mil que necesariamente nos dicen estamos obligados a realizar) y por último un 65% no aportan valor alguno. O sea, que perdemos el tiempo de mala manera y estamos absolutamente rodeados de desperdicio o waste.

El Lean es un concepto podríamos decir holístico, que pretende optimizar lo que realmente aporta, eliminar lo que no lo hace y reducir al mínimo lo que se necesita pero no aporta valor.  Los números chirrían y ponerse manos a la obra es algo necesario a estas alturas.

Al hilo de lo que aporta y no aporta valor y haciendo un ejercicio de autocrítica dentro de mi sector (algo totalmente recomendable si queremos mejorar) voy a contar una anécdota real como la vida misma que viví en una ocasión. Un día mientras estaba con una visita me quedé sin el documento de consentimiento informado que necesitaba entregar a un paciente para hacerle una prueba. Esto me obligó a descolgar el teléfono para solicitarlo al mostrador correspondiente, pero tras varios minutos nadie me respondió. Decidí levantarme e ir a buscar a una auxiliar que conocía donde podía encontrar lo que buscaba, y tras recorrer unos cuantos metros me dijo que la siguiera hasta un almacén donde estaba guardado el documento dentro de un armario de doble puerta. Para mi sorpresa empezó a forzar las puertas del armario sin introducir la llave, y tras ver que no cesaba en su empeño le pregunté porqué no utilizaba la llave. En un tono nada dubitativo afirmó con rotundidad que además de haberlo hecho ya con anterioridad si tenía que ir a por la llave perderíamos más tiempo, así que me pidió tranquilidad. En un momento había casi reventado una de las puertas, que finalmente sí logró abrir. La otra puerta no sólo no se abrió sino que resultó que el documento que yo buscaba esta justo tras esa puerta. Al reparar en ello también la auxiliar, su enfado fue notable mientras repetía a regañadientes “al final tengo que ir a por la llave”. Marchó a por ella y cuando regresó resultó que como la puerta había sido forzada ya no abría. Insistió e insistió, sin éxito. Mientras tanto, el tiempo transcurría mientras mi paciente me esperaba dentro del despacho. El asunto acabó finalmente con malabares por mi parte para mover el material que la puerta forzada había dejado a la vista para arrastrar el material que estaba tras la otra puerta y llegar al documento. Entretanto, di instrucciones a la auxiliar de que avisara a mantenimiento para dar parte del problema con el armario ya que había que repararlo.

Todavía recuerdo la anécdota por muchas razones. Y me ha llegado a resultar muy a mi pesar hasta entrañable porque desgraciadamente es un reflejo de otras muchas anécdotas similares de nuestro día a día, en las que para resolver un problema acabamos generando otro, lo que vendría siendo desperdicio a perpetuidad. De forma rápida y en una simple anécdota podemos evidenciar varios tipos de desperdicio en esa anécdota:

  1. Desperdicio por procesamiento: el no tener el documento escaneado en mi ordenador agoté parte de mi tiempo dando vueltas.
  2. Desperdicio por espera: estuve esperando a por fin tener en mi mano el documento mientras mi paciente esperaba, sin contar el tiempo perdido al teléfono sin obtener respuesta.
  3. Desperdicio por movimiento: nuevamente, no disponer de todo lo necesario en el lugar de trabajo (despacho) me supuso una tarea adicional totalmente innecesaria para conseguirlo. Asimismo, la auxiliar tuvo que desplazarse primero al almacén hasta el armario y posteriormente a un mostrador a por la llave.
  4. Desperdicio por corrección: el forzar las puertas del armario y no abrirlo correctamente, nos obliga a tener que desperdiciar tiempo y recursos en arreglarlo.

Estamos rodeados de anecdotario poco o nada Lean por todas partes, y ese 65% de no valor añadido es sencillamente alarmante. Está en nuestras manos y en las de los responsables de nuestras empresas poner remedio y realmente podemos lograrlo con una inversión mínima o casi nula. Os aseguro que no hay que ser muy ingenioso. Hoy esta es la mejor receta Lean que se me ocurre para terminar el post:

Receta Lean: No desnudemos a un santo para vestir a otro. El desperdicio perpetuo tiene remedio.
Dra. Marta Jorge Vispo.

Médico Oftalmólogo – Especialista en metodología Lean.

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El #Recetario de Marta: UTILIDADES OCULTAS DEL CAMBIO.

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